Разделы сайта
Выбор редакции:
- Федеральные единичные расценки в строительстве
- Часто задаваемые вопросы о льготном кредитовании строительства жилья
- Какие налоговые льготы имеют граждане, подвергшиесявоздействию радиации вследствие катастрофы на чаэс?
- Ндс при продаже нежилого помещения физлицу Ндс при продаже нежилого помещения юридическим лицом на усн
- Белое население: проблемы выживания Сколько белых и черных людей в мире
- Ошибки тсж в борьбе с неплательщиками При некачественном оказании услуг
- Когда выписываются счета-фактуры на аванс?
- Галина Долгова: Под маской долга
- Перед согласием на поручительство нужно уточнить все нюансы
- Как продать квартиру, обремененную ипотекой
Реклама
Ежегодное обновление приказов и положений. Какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года? Ежегодное обновление приказов |
Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть. Из этой статьи вы узнаете:
Какие приказы необходимо издать в организации к началу рабочего годаКонец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом. К сожалению, не все кадровые службы и бухгалтерии успевают сделать все вовремя, несмотря на угрозу штрафов и проверок инспекции. Для того чтобы успеть и не только не нарушить сроки, но и сделать все без лишней спешки, необходимо знать какие документы нужно переиздать и в какие сроки. Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры. Номенклатура дел: особенностиДля того, чтобы все моменты делопроизводства были учтены и назначены ответственные за это, некоторые организации создают документ под названием «Номенклатура дел». Этот документ считается одним из базовых, благодаря которому можно вести все остальное делопроизводство и архивы документации. В нем указываются зоны ответственности подразделений по тем или иным документациям, по их хранению и созданию. Исходя из этого, можно сформулировать основные цели разработки номенклатуры дел:
Каким образом составить номенклатуру дел и как правильно ее оформить зависит исключительно от того, какие установки по этому поводу указаны в нормативных документах организации. Как правило, сроки создания относятся к последнему кварталу текущего года, а утверждение происходит уже непосредственно в конце декабря. Какие документы оформляются к началу нового рабочего годаКак известно, есть документы, которые необходимо переоформлять ежегодно в связи с их сроком действия. К таким документам относятся:
Обязательные приказы в организации на начало года: важные нюансыКак известно, ни один документ не сможет быть создан без соответствующего на то приказа со стороны руководителя. Для начала, хочется отметить, что согласно законодательству, нет четких требований к переоформлению приказов на начало года, так как есть документы, которые имеют длительный срок действия. И окончание, как правило, связано с завершением трудовой деятельности на предприятии того или иного сотрудника. А это уже другая очередность и порядок оформления документации. Получается, что список приказов необходимых на начало года полностью соответствует списку необходимых для ежегодного оформления документов на предприятии. Таким образом, необходимо оформить до наступления нового года приказы на создание: правил внутреннего распорядка, график отпусков, табель учета рабочего времени, журналы регистрации документации, утверждение штатного расписания и по необходимости приказ о приеме нового сотрудника на работу. Пожалуй, единственный момент, который можно учесть, так это то, что в некоторых случаях потребуется оформление двух приказов по одному виду документов: приказ на закрытие документа и приказ на открытие нового. В остальном, главное условие - сделать это до нового года, заранее, чтобы было время для реализации приказа в действие и, как результат, создание документов. Добрый день. Прошу подсказать какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года ОтветОтвет на вопрос: В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Также, необходимо отметить, что Трудовое законодательство не содержит требований обновления каких-либо приказов в начале календарного года. Данное требование также распространяется и на приказы о назначении ответственных лиц. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. , ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ по причине начала календарного года, нет необходимости. Подробнее в материалах Системы: Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение , которые образуются в процессе их деятельности (). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Нина Ковязина Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек Нет, не нужно. Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. , ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Иван Шкловец Самые важные изменения этой весны!
Что бы получать последние новости достаточно пройти процедуру Эта процедура займет у вас не более двух минут! При регистрации Вы автоматически становитесь участником нашей И можете прямо сейчас выбирать свои !
Какие приказы по охране труда должны быть в организации
В организации должны быть:
В зависимости от области, в которой работает организация, список приказов может дополняться. Как подписывать документы при совмещении должности специалиста по охране труда?
В локальном документе должна стоять та должность, по которой работник вправе подписывать этот документ. То есть бумаги по экологии вы подписываете как эколог, а документы по охране труда - как специалист по охране труда. Помните, что совмещение должностей нужно правильно оформить: в штатном расписании организации должна быть должность специалиста по охране труда, работодателю нужно заключить с вами дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о поручении вам новых обязанностей. Менять ли удостоверения по охране труда и электробезопасности при смене должности?
Если работник сменил должность, то удостоверение по электробезопасности нужно менять 1 . По поводу удостоверения по охране труда нельзя дать однозначного ответа. Если новая должность работника требует дополнительных знаний в области охраны труда, то ему придется пройти внеочередную проверку знаний по охране труда 2 . Тогда можно внести изменения в удостоверение. Если же новая работа аналогична прежней и переобучаться не нужно, то удостоверение по охране труда будет действительно до конца его срока годности. Должен ли работник расписываться на инструкции по охране труда?
Работника знакомят с инструкцией по охране труда во время инструктажа, после чего сотрудник расписывается в журнале регистрации инструктажа. То есть ставить подпись на самой инструкции работник не обязан, это не прописано ни в одном нормативном документе.
Нужно ли заводить карточку учета выдачи смывающих средств на каждого работника?
Если работники пользуются мылом из дозатора, то заводить карточки учета выдачи смывающих средств не нужно. Помните, что выдавать мыло через дозатор можно только на работах с легкосмываемыми загрязнениями 3 . Основанием для этого служит результат аттестация рабочих мест, а с 1 января 2014 года используются также результаты специальной оценки условий труда. Чтобы избежать проблем при проверке трудовой инспекции, лучше оформить выдачу мыла так:
Как оформить документы по охране труда, если раньше они не велись? Как правильно оформить все документы по охране труда, если они не велись? Часть сотрудников уже не работает. Как правильно восстановить все инструктажи за предыдущие годы? И можно ли, к примеру, вводный инструктаж провести этим годом, если сотрудник работает уже несколько лет?
Если в вашей организации не велись документы по охране труда, придется начать все с нуля:
Проведите этим годом все инструктажи и обучение по охране труда. Все документы также нужно привести в порядок. Это уменьшит вероятность крупного штрафа при проверке трудовой инспекцией. Надо ли с нового года заново издавать старые приказы по охране труда?
Нет, не надо. Если в организации не изменились условия труда, то приказы, в частности, по охране труда, заново издавать не надо. В конце года вы можете просто провести своими силами аудит документации. Например, в организации должны быть приказы по охране труда:
Есть ли нормы складирования продукции?
Рулонный материал следует размещать вертикально в один ряд с укладкой на подкладке 4
.
1
Пункт 7
приложения № 2 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 5 января 2001 г. № 3
и приказом Минэнерго России от 27 декабря 2000 г. № 163
).
Обновлением приказов по предприятию занимается секретарь руководителя. В его компетенцию входит организация их составления, иногда – набор текста, передача на подпись Генеральному директору или исполняющему его обязанности должностному лицу, а также оперативный контроль за ходом их переоформления. Из этой статьи вы узнаете: Очередной Новый год добавляет хлопот секретарю компании. С его приходом требуется обновление приказов по предприятию. Этого требует ГОСТ 12.03.230 и требования Росархива. Причем начинать обновление некоторых распорядительных документов нужно уже со второй половины декабря. Разумеется, переоформлению подлежат не все приказы. Какие именно, рассмотрим в нашей статье. Обновление приказов по предприятию, касающихся основной деятельностиЭто, пожалуй, самая важная группа распорядительных документов, регламентирующих деятельность компании. Они охватывают все без исключения структурные подразделения и производственные участки. Касаются они, как ведения учета на предприятии, так и обеспечения ведения хозяйственной деятельности, а также кадровой политики и начисления заработной платы. Обязательному обновлению подлежат следующие приказы:
Рассмотрим их более подробно. Приказ «Об учетной политике» создается в первый рабочий день нового года. Этот документ регламентирует деятельность бухгалтерии, поскольку в нем содержится выбранный компанией вариант ведения бухгалтерского учета, предусмотренный Фз и НК РФ, а также действующими ПСБУ. Содержание приказа «Об учетной политике» охватывает и учет ТМЦ и ОС, и учет труда и заработной платы, и учет себестоимости, и прочие участки, а также все организационные вопросы, связанные с построением бухгалтерского и налогового учета в компании. Не менее важен и приказ о кассовой дисциплине. Этот организационно-распорядительный документ также составляется в первый рабочий день нового года. В обязательном порядке он требуется предприятиям, работающим с наличными. В нем прописываются сроки и порядок инкассации приходных касс, лимит остатков денежных средств, порядок выдачи налички на хозяйственные нужды и т.д. Организация внутреннего контроля на предприятии тоже регламентируется приказами, главным из них будет организационно-распорядительный документ, утверждающий порядок проведения инвентаризации на складах, а также назначение постоянно действующей ревизионной комиссии. Товары, материалы, комплектующие и ГСМ инвентаризируют, как правило, ежемесячно или ежеквартально, инвентаризация основных фондов проводится 1 раз в год. Все вышеперечисленные приказы подлежат ежегодному оформлению. Задачей секретаря является организация контроля за их составлением, иногда – набор их текста на ПК, передача на подпись руководителю и распространение среди структурных подразделений, чью деятельность регламентирует тот или иной документ. Обновление приказов по предприятию, касающихся кадрового делопроизводстваЕжегодному обновлению приказов по предприятию подлежат и те организационно-распорядительные документы, которые касаются политики кадров. А именно: Ежегодно обновлять штатное расписание требуется тогда, когда в штат сотрудников компании введены новые единицы или, наоборот, сокращены рабочие места. Это, разумеется, может произойти и посреди года. В этом случае, составляется отдельный приказ, именуемый: «О внесении изменений в штатное расписание». Все произошедшие в течение года изменения в обязательном порядке учитываются при составлении штатного расписания на будущий год. То же касается приказа о ежегодных отпусках, к которому прилагается план-график, распорядительного документа о сроках выплаты заработной платы и материальной помощи, а также порядка начисления и выплаты премии за определенные заслуги или по результатам финансово-хозяйственной деятельности. Новые статьиОбновление производственных приказов по предприятиюЕжегодного обновления требуют и те приказы, которые регламентируют деятельность производственных участков. К ним относятся следующие распорядительные документы: Данные приказы необходимы для организации безопасного производства и соблюдения в промышленных цехах и участках законодательно утвержденных норм по охране труда. В зависимости от вида деятельности компании ежегодному обновлению могут подлежать и другие организационно-распорядительные документы. Контроль за их ежегодным составлением возлагается на отдел делопроизводства или секретариат, автором их выступают руководители структурных подразделений, в чью компетенцию они входят, а утверждает их Президент компании или генеральный директор. Его секретарю нужно позаботиться о том, чтобы эти документы были вовремя переданы ему на подпись и доведены до сведения исполнителей. Как происходит обновление приказов по предприятию?Как уже было упомянуто выше, начинать переоформлять подлежащие ежегодному обновлению приказы следует, начиная с середины декабря. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы уже в первый рабочий день нового года они были подписаны первым руководителем компании. И задачей его секретаря будет не только этот процесс организовать, но и контролировать его ход. Своевременное обновление приказов и прочих организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность компании, гарантируют вам полную защищенность в спорных ситуациях как со своими сотрудниками, так и с контролирующими органами. Но при условии неукоснительного соблюдения того, что в них содержится. www.sekretariat.ru срок действия приказов по основной деятельностиВы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Вопрос: Необходимо ли в начале года обновлять приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственной части (о создании комиссий, о назначении ответственных и т.д.)? Ответ: Общегосударственных норм документирования управленческой деятельности, предусматривающих ежегодное переиздание (обновление) приказов по основной деятельности, не содержащих никаких изменений и / или дополнений по отношению к предыдущим, не существует. Приказ, в котором при его издании не оговорен срок действия, считается действующим вплоть до его отмены. Поэтому если приказом, например, утвержден состав экспертной комиссии, которая является постоянно действующей, или назначается ответственным за определенный участок работы должностное лицо, то ежегодно переиздавать такой приказ не имеет смысла. В случае изменения состава комиссии издается приказ «О внесении изменений в состав экспертной комиссии», при этом соответствующий приказ может быть издан как в начале года, так и в последующие месяцы. А.Е.РЫБАКОВ, Вопрос: Необходимо ли ежегодно обновлять ранее изданные приказы по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании комиссий и т.д.), если изменений в составе работников и среди членов комиссий не произошло? Какими нормативными актами в данном случае следует руководствоваться? Ответ: В законодательстве Республики Беларусь отсутствует общая норма, устанавливающая необходимость ежегодно издавать приказы (иные распорядительные документы) о создании или утверждении персонального состава постоянно действующих комиссий, возложении обязанностей на работников и т.п. Приказы, иные распорядительные документы в указанных случаях издаются по мере необходимости (например, при внесении изменений в состав комиссии, перераспределении обязанностей между работниками и т.п.). А.Е.РЫБАКОВ, Какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года?Добрый день. Прошу подсказать какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года Ответ на вопрос: В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Также, необходимо отметить, что Трудовое законодательство не содержит требований обновления каких-либо приказов в начале календарного года. Данное требование также распространяется и на приказы о назначении ответственных лиц. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8 , 57 , 72 ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ по причине начала календарного года, нет необходимости. Подробнее в материалах Системы: Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Нина Ковязина Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8 , 57 , 72 ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Иван Шкловец Приказы, распоряжения и другие ОРД по охране трудаСпасибо. С приказами все понятно, там однозначно — приказываю без вариантов. Одну-две ссылочки, если не трудно, где есть форма распоряжений. Интересует, как все же лучше формулировать подзаголовок постановляющей части распоряжения начальника цеха? В нашей инструкции по делопроизводству написано: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 Образец оформления распоряжения ГУ МВД России по г. Москве (Приказ ГУ МВД России по г. Москве от 25.04.2012 N 400) ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ «__» _________ 2012 г. N ________ Начальник Ежегодно обновляются приказыНаша рассылкаПриказы по основной деятельностиПриказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений. Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как: РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты. Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет . То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения. Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов. Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения. ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Полномочия и ответственность Организационная структура и штатное расписание Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов Регламенты и процедуры Режим работы компании Охрана труда и техника безопасности Окончание календарного года - это время подводить итоги и готовить задел на следующий год. Вместе с тем в предновогодней суете и после новогодней дремоты (которые традиционно охватывают россиян) очень трудно успеть выполнить все требования действующего законодательства. В настоящей статье мы напомним вам, что нужно было сделать к началу года или непосредственно после него. А если вы что-то упустили, то у вас еще есть время наверстать все самостоятельно или напомнить другим сотрудникам организации. Утверждение номенклатуры дел на следующий годН оменклатура дел - один из базовых документов, необходимых для постановки делопроизводства и архивного дела в организации. В ней содержится информация, позволяющая определить подразделения, которые являются ответственными за разработку или хранение отдельных видов документов. Основными целями разработки номенклатуры дел являются:
Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется обычно локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением о службе ДОУ и т.д.). Как правило, номенклатура дел организации на следующий год составляется в последнем квартале текущего года и утверждается в конце декабря. Однако приказ о введении ее в действие может быть издан и в первых числах января (что зависит от даты начала работы организации). Ответственность за разработку этого документа лежит на делопроизводственной службе предприятия, поэтому данную тему мы подробно рассмотрели в декабрьском номере журнала, дав и алгоритм работы, и пример номенклатуры дел со сроками хранения, установленными уже по новому «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. «Закрытие» журналов и начало новыхСогласно общему делопроизводственному правилу нумерация документов ведется по порядку в рамках одного календарного года (таков общий порядок). В одном журнале регистрируются документы, у которых общая нумерация (например, организация может нумеровать единым массивом все приказы по личному составу, а может разделить их на несколько групп, для каждой из которых предусмотреть свою линию нумерации, т.е. и свои журналы регистрации). При этом номер документа может содержать не только порядковый номер в рамках одного года, но и некий индекс (например, индекс дела по номенклатуре дел или буквенный код, облегчающий быструю идентификацию документа человеком). Если в организации используется система автоматизации документооборота, то при регистрации документа сведения о нем автоматически попадают в регистрационные журналы. Если же журналы учета ведутся в бумажном виде, то по окончании года нужно не забыть их закрыть и с начала года завести новые журналы. В ряде организаций данный переход оформляется путем издания двух приказов, один - от 31 декабря о прекращении ведения журналов за уходящий год, другой - первой рабочей датой нового года - о начале ведения новых журналов. В некоторых организациях такой переход осуществляется на основании локальных нормативных актов (инструкция о делопроизводстве и т.п.). Оба варианта с точки зрения законодательства приемлемы. Свернуть Показать Екатерина Каменева , главный специалист - эксперт компании «ЭОС»: Мне кажется, что необходимость закрытия и заведения новых журналов регистрации документов лучше закрепить в локальном нормативном акте организации. Создавать для этого приказы нецелесообразно. Приказы, как правило, проходят сложную процедуру согласования. Издавать один приказ 31 декабря, а потом второй - в первый рабочий день января может быть проблематично. Если руководитель не подпишет приказ с утра первого рабочего дня января, то что - документы регистрировать не надо? Такой вариант может парализовать работу, а, как известно, за новогодние праздники обычно скапливается много почты. В настоящее время в России требования к подготовке, оформлению и обработке документов разных видов устанавливаются разными законодательными и нормативными актами, которые издают разные государственные органы. Поэтому правила работы с документами разных видов могут отличаться. Организационно-распорядительные документы могут регистрироваться как в традиционных (бумажных), так и электронных журналах и карточках. Об этом говорилось в ранее действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (пункт 4.1.6). Сегодня использование бумажных журналов и картотек считается неэффективным и устаревшим. При этом в действующих сейчас Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти говорится об использовании СЭД в целях учета и поиска документов. Работа разных СЭД может отличаться при выполнении одной делопроизводственной функции. Как правило, при регистрации документов в СЭД используются электронные регистрационные карточки, в которые заносятся основные сведения о документе. При этом СЭД может и не формировать в явном виде электронных журналов регистрации документов. То есть создается электронная картотека и пользователь может получить (например, с помощью поиска) любой набор доступных ему регистрационных карточек и представить их в виде необходимой ему таблицы или полностью просмотреть сведения, занесенные в них. Алгоритм работы СЭД, в том числе правила начала регистрации документов в новом календарном году, закладывается при создании СЭД и при необходимости может донастраиваться администратором системы. Итак, существуют СЭД, которые в новом календарном году автоматически (без всяких настроек) начинают присваивать порядковые номера документам с единицы. Если при смене календарных лет в СЭД необходимо производить специальные настройки, то целесообразно данные обязанности закрепить за администратором системы в одном из нормативных документов организации. Если говорить о журналах регистрации, то в законодательстве явно не существует требований о закрытии (завершении) в конце года бумажных или электронных журналов регистрации организационно-распорядительных документов, которые присутствуют у любого юрлица. Но вот специфические документы могу иметь свои особенности. В практике делопроизводства обычно журналы регистрации организационно-распорядительных документов (бумажные и электронные, формируемые без СЭД, например, в виде таблицы в MS Excel) создают на год. Если документов много, то так удобнее работать и хранить журналы регистрации, имеющие временный срок хранения. Как вести, закрывать и оформлять журналы регистрации организационно-распорядительных документов, самостоятельно определяет организация и закрепляет это в локальном нормативном документе. При оформлении бумажных журналов регистрации для подготовки их к хранению целесообразно соблюдать рекомендации по оформлению дел, имеющих аналогичный срок хранения. Фрагмент документа Свернуть Показать Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002. 3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Фрагмент документа Свернуть Показать Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле). Утверждение графика отпусковВ соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года . При этом данный график обязателен как для работодателя, так и для работника: никто из них не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков. Унифицированная форма для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом (№ Т-7). Но при этом существует несколько вариантов заполнения данной формы - фамилии работников могут располагаться:
По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При первом и втором способе составления графика отпусков возникает необходимость в добавлении дополнительных строк возле фамилий сотрудников, чей отпуск разбит на части. При третьем способе составления графика отпусков предоставление частей отпуска в разные месяцы влечет повторение фамилии работника в графике несколько раз - по числу предоставляемых частей отпуска. График отпусков составляется на основе пожеланий работника, соответственно, его составление требует определенной подготовительной работы. Ведь пожелания нужно собрать. Обычно это делается либо руководителями подразделений, либо кадровой службой, либо секретарем в зависимости от размеров организации и принятого распределения обязанностей. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им на это лицом) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии такового в данной организации). При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме (как правило, это заявление работника, согласованное в определенном порядке в организации), и фиксируется приказом лица, полномочного на утверждение графика отпусков. Образец утвержденного в конце года графика отпусков см. на следующей странице. Здесь еще не заполнены графы о фактических датах отпусков и фактах их переноса в течение года. Напоминаем, что если этот обязательный документ вы забыли оформить, то сделать это нужно непременно. И дата его утверждения должна быть не позднее 17 декабря 2010 года (за 2 недели до наступления 2011 года, т.е. задним числом). Утверждение штатного расписанияШтатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Форма штатного расписания утверждена Госкомстатом РФ. Вопрос об обязательности данного документа давно и активно дискутируется, и есть достаточно аргументов, указывающих на его рекомендательный характер. Однако, если вы не хотите дискутировать на эту тему с представителями трудовой или налоговой инспекции, среди которых встречаются и те, кто не в курсе глубин развития правовой и бухгалтерской мысли, данный документ лучше в организации иметь. Тем более что в ряде случаев он может быть достаточно полезен. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание тоже вносятся приказом (распоряжением). Вносить изменения в штатное расписание можно сколь угодно часто, и, как правило, к концу года их накапливается достаточное количество. С начала года утверждается новая редакция штатного расписания , включающая все ранее произведенные изменения. К составлению штатного расписания есть два подхода. В соответствии с одним из них оно формируется по факту и отражает фактическую ситуацию в организации, согласно второму штатное расписание формируется исходя из желаемой организационной структуры компании. Составление штатного расписания «без вакансий» практикуется, если в организации планируется либо недавно было окончено сокращение штатов (принято считать, что отсутствие вакансий облегчает работу по доказыванию законности действий работодателя в случае возникновения трудового спора с уволенным работником). Учетная политикаПод учетной политикой организации понимается совокупность способов ведения бухгалтерского учета, установленная в организации (т.е. способов первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности). Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (как правило, это руководитель организации). При этом еще утверждаются:
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Вместе с тем, как указывает действующее законодательство, изменение учетной политики необходимо производить в случаях:
Но учетную политику необходимо пересматривать, как минимум, каждый год. Соответственно, к началу финансового года в организации необходимо приказом утвердить новую учетную политику с учетом произошедших изменений. Заработная платаОтвет на вопрос, «повышать или не повышать заработную плату сотрудникам в новом году», безусловно, зависит прежде всего от финансовых показателей компании. Вместе с тем мы все понимаем, что если в конце года заработная плата не изменяется в сторону увеличения, значит, она уменьшилась пропорционально росту потребительских цен. Не стоит забывать и о таком явлении, как «зарплатные» комиссии налоговых органов, тем более что они традиционно активизируются в периоды низкой собираемости налогов. А с учетом того, что налоговая нагрузка существенно возросла из-за повышения налогов на фонд оплаты труда с 2011 года, контролирующие органы будут весьма бдительно следить, чтобы налогов организация принесла им больше (и никак не прежнюю сумму или, не дай Бог, меньшую!). Эти вопросы теперь будут контролироваться еще и фондами, так что в новом году следует ожидать активизации деятельности по проведению проверок и с их стороны. На комиссии обычно вызываются организации, уровень заработной платы в которых существенно отличается от средней оплаты труда по отрасли, который, в свою очередь, зависит и от уровня инфляции. Поэтому, если финансовые показатели позволяют, можно рекомендовать провести в январе индексацию заработных плат, увеличив их хотя бы на уровень инфляции. Конец года - один из самых «горячих» периодов работы. Подводятся итоги, составляются планы, раздают пряники и щелкают кнутами. В суматохе многие моменты оказываются «отставлены в сторону» и не то чтобы забыты совсем, но на них просто не остается времени. Многое перекладывается «на потом», т.е. после новогодних каникул. Результатом этого обычно становится необходимость утверждения и разработки документов задним числом. Нам, конечно, хочется предостеречь читателей от подобных увлечений. Но мы понимаем, что правда жизни слишком часто отличается от «гладкой» теории. СноскиСвернуть Показать |
Новое
- Часто задаваемые вопросы о льготном кредитовании строительства жилья
- Какие налоговые льготы имеют граждане, подвергшиесявоздействию радиации вследствие катастрофы на чаэс?
- Ндс при продаже нежилого помещения физлицу Ндс при продаже нежилого помещения юридическим лицом на усн
- Белое население: проблемы выживания Сколько белых и черных людей в мире
- Ошибки тсж в борьбе с неплательщиками При некачественном оказании услуг
- Когда выписываются счета-фактуры на аванс?
- Галина Долгова: Под маской долга
- Перед согласием на поручительство нужно уточнить все нюансы
- Как продать квартиру, обремененную ипотекой
- Правила и примеры расчета и начисления выплат по больничным листам Как рассчитать больничный лист в калькулятор