Для учета расчетных операций с лицами, которым выдаются подотчетные средства, предусмотрено ведение журнала-ордера формы №7. Документ обязателен для внесения в него всех данных по выданным авансовым суммам на предстоящие расходы сотрудникам организаций.

Ведение формы

Объединенная система записей в журнале является объектом синтетического и аналитического учета и анализа. Аналитические сведения по каждой выданной сумме авансовых средств учитываются отдельно. В соответствующих строках журнала-ордера отражается сумма авансовой выдачи, ее израсходованная часть, затраты на выплаченные налоговые отчисления, возвращенная неистраченная сумма, а также дополнительные авансовые выплаты, если таковые происходили.

Синтетический учет предусматривает отображение движения авансовых средств в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В этой же части документа отражается справочная информация о расходах средств на оплату суточных расходов при командировках.

В журнале-ордере № 7 предусмотрено внесение данных об авансовых выдачах и расчетов по ним в количестве 30-ти операций, на протяжении 1-го месяца. В случае если для записей не остается места, ввиду большего числа выданных авансов, используют вкладные листы, законодательно предусмотренные для подобных случаев.

(Размер: 84,0 KiB | Скачиваний: 16 022)

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета.

Журнал операций по счету "Касса".

Применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании отчета кассира.

Журнал операций с безналичными денежными средствами , который является регистром учета движения средств по лицевому счету учреждения.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами.

В нем учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу в сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка неиспользованного аванса. Записи в этом регистре производятся на основании авансовых отчетов.

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками и предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Регистр ведется на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг по каждому поставщику и подрядчику.

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов.

Журнал операций расчетов по оплате труда составляется на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами (табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др.).

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используется для списания с бюджетного учета и внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных активов, для учета сумм начисленной за отчетный период амортизации. Бухгалтерские записи в данном регистре составляются на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.

Журнал по санкционированию

Журнал по прочим операциям

В нем учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не нашли отражения в других Журналах.

Все Журналы операций имеют одинаковую форму. Для того чтобы в Главной книге было видно, из какого Журнала операций занесены показатели, каждому из них присваивается порядковый номер, что должно найти отражение в приказе учреждения "Об учетной политике". Журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения, а также исполнителем, который составил данный Журнал операций, с указанием должности.

Ежемесячно обороты по счетам из Журналов операций записываются в Главную книгу в следующей последовательности:

• 1) все обороты из Журнала операций с безналичными денежными средствами переносятся в Главную книгу;
• 2) из Журнала операций по счету "Касса" в Главную книгу переносят все обороты. Исключение составляют получение наличных денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения и внесение наличных денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет;
• 3) из Журнала операций расчетов с подотчетными лицами в Главную книгу не переносятся обороты по выдаче и возврату подотчетных сумм, отраженные в Журнале операций по счету "Касса";
• 4) из Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками переносятся те обороты, которые не включают операции по оплате, отраженные в соответствующих Журналах операций;
• 5) из Журнала операций расчетов с дебиторами по доходам переносятся обороты, включающие операции по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета;
• 6) из Журнала операций расчетов по оплате труда переносятся все обороты, за исключением операций с безналичными и наличными денежными средствами;
• 7) из Журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и Журнала по прочим операциям в Главную книгу переносятся обороты, которые не были перенесены в нее из предыдущих Журналов операций.

Правильность отражения в Главной книге оборотов из Журналов операций проверяется следующим образом:

• - сумма остатков на начало соответствующего периода по дебету всех счетов должна быть равна сумме остатков по кредиту всех счетов на начало этого периода;
• - сумма оборотов по дебету всех счетов за соответствующий период должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов.

Хранение документов

При организации хранения документов о деятельности учреждения помимо Закона о бухгалтерском учете необходимо руководствоваться положениями НК РФ и приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", где указаны сроки их хранения.

Например, согласно вышеназванному документу уставы, положения организации (типовые и индивидуальные) должны храниться:

• а) по месту разработки и/или утверждения - постоянно;
• б) в других организациях - 3 года (после замены новыми).

К документам постоянного хранения (до момента ликвидации организации) относятся: сводная годовая отчетность, аналитические документы к ней; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; сводные годовые отчеты об исполнении бюджетной сметы; отчеты по перечислению денежных сумм в государственные внебюджетные фонды; документы о переоценке основных средств и оценке стоимости имущества; годовые налоговые декларации.

Лицевые счета работников по расчету заработной платы и документы, подтверждающие применение льгот, подлежат хранению в течение 75 лет.

Каждую хозяйственную операцию, будь то поступление в кассу, покупка оборудования или списание ГСМ, нужно подтвердить первичным документом и принять к учету. Регистрировать первичку следует в момент операции либо сразу после ее завершения. А для систематизации информации принято использовать специальные учетные регистры — журналы хозяйственных операций.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

1. Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
2. Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
3. Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
4. Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
5. Можно формировать их помесячно.

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Бланк журнала ОКУД 0504071

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Некоммерческие организации применяют другие.

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

1. Наименование документа и его формы.
2. Полное наименование учреждения.
3. Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
4. Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
5. Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
6. Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Правила заполнения

Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)

Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами ( и ) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.

Журнал-ордер 2

Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.

Журнал-ордер 6

Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».

Журнал-ордер 7

Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.

Журнал-ордер 13

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

При использовании автоматизированных бухгалтерских программ данные в журналах-ордерах заполняются автоматически. Причем записи формируются по каждой хозяйственной операции в отдельности.

Особенности применения журнально-ордерной формы бухгалтерского учета мы рассматривали в . В данном материале расскажем о журнале-ордере № 7.

Для чего используется журнал-ордер 7

Журнал-ордер № 7 используется для учета расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63).

В этом журнале-ордере в единой системе записей ведутся синтетический и аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет ведется позиционным способом по отдельно выданным под отчет суммам. По каждой отдельной строке показываются выданный аванс, суммы расхода на основании утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода. Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке.

Для получения синтетических данных по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Журнал-ордер 7: образец заполнения

Организация может разработать форму журнала-ордера № 7 самостоятельно, воспользовавшись образцом.

При автоматизации бухгалтерского учета журнал-ордер № 7 может быть сформирован автоматически на основе учтенных операций по расчетам с подотчетными лицами на счете 71.

Для заполнения журнала-ордера № 7 представим условные данные за октябрь 2016 года и предположим, что на 01.10.2016 по утвержденному авансовому отчету № 62 от 22.09.2016 числится задолженность офис-менеджера Нестеровой Д.П. в размере 1 200 руб., в связи с тем, что излишне полученные 20.09.2016 денежные средства работник еще не вернул:

Журнал операций № 7 применяется для учета операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. Перечень документов подшиваемых к данному журналу приведен в рекомендациях.

К журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками № 4 подшиваются: договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные и т. п.

В Вашей ситуации акт технической экспертизы (от поставщика) можно подшить к журналу № 4 или сформировать для таких актов отдельную папку. Перевод основного средства на забалансовый учет на основании бухгалтерской справки отражается в журнале по прочим операциям, акт на списание имущества с забалансового счета можно подшить к журналу № 99.

Однако следует учитывать, что ведение журнала операций № 99 по забалансовым счетам Инструкцией №157н не предусмотрено. Поэтому порядок учета и хранения документов по движению на забалансовых счетах разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике учреждения.

Законодательством порядок формирования журналов не установлен, поэтому порядок подшивки документов к журналам закрепите в учетной политике учреждения.

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры - это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Важно! Регистры составляйте в электронном виде. Подписывайте их электронной подписью. И только если такой технической возможности нет - оформляйте на бумаге (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, п. 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Читайте подробнее про электронные документы.

Унифицированные формы

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Формы, которые разработали самостоятельно

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Также в качестве регистров можно применять формы, которые настроены в вашей бухгалтерской программе. Например, оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п. Главное, чтобы неунифицированные формы были утверждены в учетной политикеи включали обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• наименование учреждения;
• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
• величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
• подписи сотрудников, которые ведут эти регистры, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов для идентификации этих лиц.

Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:
- пропуски или изъятия;
- отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Из справочников

Какую первичку подобрать к журналам операций

Первичные документы подбирайте к журналам операций хронологически: по датам операций, датам, когда принимаете на учет документ. Делайте это в конце отчетного периода: месяца, квартала, года.*

Какие документы подбирать к журналам, закрепите в учетной политике. В таблице подобраны основные документы, которые понадобятся для журналов.

Из форм

Приложение к учетной политике для целей бухучета. Номера журналов операций

Когда понадобится: при формировании учетной политики. Номера присваивайте произвольно. В том числе можете использовать нумерацию из бухгалтерской программы.

Для всех журналов операций применяется единая форма № 0504071.