Типичните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавните органи, местните власти и организациите, посочващи периодите на съхранение (наричани по-долу списък), са изготвени в съответствие с Федералния закон от 22 октомври 2004 г. N 125-FZ „Относно архивирането в Руска федерация"(Сборник на законодателството на Руската федерация, 2004, N 43, член 4169; 2006, N 50, член 5280; 2008, N 20, член 2253), при спазване на разпоредбите на други федерални закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация, уреждаща състава и условията за съхранение на някои видове документи.

1.2. Списъкът включва типови управленски архивни документи (наричани по-нататък - документи), формирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации (по-нататък - организации) при изпълнение на еднотипни (общи за всички или повечето) управленски функции, независимо от формата на собственост, с посочване на сроковете на съхранение.

1.3. Списъкът се състои от 12 раздела:

- раздел 1 включва документи, отразяващи административни, организационни функцииуправление, контролни функции, както и правна подкрепа за управление, организиране на документационна поддръжка за управление и съхранение на документи от организации;

- раздели 2-4 включват документи, които последователно разкриват планиране, ценообразуване, финансиране, кредитиране, счетоводство и отчитане;

- раздел 5 съдържа документи за организацията и осъществяването на икономически, научни, технически, културни и други връзки на организациите;

- Раздел 6 включва документи за информационно обслужване на дейността на организациите;

- раздел 7 включва документи за организацията на труда, нормирането на труда, тарифирането, възнаграждението, защитата на труда;

- раздел 8 съдържа документи за работа с персонала: приемане, преместване, освобождаване на служители, повишаване на квалификацията, сертифициране и награди;

- раздел 9 съдържа документи за логистиката на дейностите и организацията на съхранение на имущество и материални активи;

- раздел 10 включва документи за административното и икономическото обслужване на организациите: спазване на вътрешните правила, експлоатация на офис сгради, транспортни услуги, вътрешни комуникации, осигуряване на сигурността на организациите;

- раздел 11 съдържа документи, отразяващи социални и битови въпроси, включително социално осигуряване, жилищни и битови въпроси, развлекателни дейности;

- раздел 12 съдържа документи, отразяващи организацията на дейността на първичните синдикални и други обществени организации (асоциации).

1.4. Списъкът има 4 колони.

Колона N 1 от списъка съдържа номерата на артикулите. Статиите в Списъка имат една непрекъсната номерация.

В колона N 2 от списъка са посочени видовете документи. Списъкът не съдържа конкретни имена на документи в статиите, а дава обобщено наименование за всеки вид документ. При комбиниране в една статия на различни видове документи по един въпрос, които имат еднакъв срок на годност, се използва терминът „документи“, а наименованията на основните видове документи, включени в статията, се разкриват в скоби.

В колона N 3 от списъка се посочват сроковете за съхранение на документи на хартиен носител и електронна медия, чието изчисляване се извършва от 1 януари на годината, следваща годината на приключване на служебната им работа.

В колона № 4 от Списъка се съдържат бележки, коментиращи и уточняващи условията за съхраняване на документите.

1.5. За удобство при използването на Списъка към него е съставен индекс, в който видовете документи и проблемите на тяхното съдържание са изброени по азбучен ред с връзки към номерата на съответните членове на Списъка.

Регламентирано от Закона за счетоводството № 402 и данъчен кодекс RF. Всеки счетоводител и предприемач трябва да знае колко години да води счетоводство и данъчни документи. Нарушенията на съхранението и изхвърлянето ще доведат до санкции.

Законодателните актове могат да определят различен период за съхранение на документи. В този случай е необходимо да се съсредоточите върху максималния период. Всяка организация определя свои собствени правила и разпоредби за използване. Това взема предвид законите, регулиращи дейността на компанията, и нейната организационна форма.

В зависимост от дейността на фирмата, документите се съхраняват от 1 година до края на дейността на фирмата. Финансовите институции, свързани с издаването на заеми и кредити, оставят документи дори след изтичане на срока за съхранение по закон. Всяка организация има общи правила за използване на архивирани данни, но има разлики, които трябва да се вземат предвид.

Списъкът на документите, подлежащи на дългосрочно съхранение, включва:

За индивидуалните предприемачи важат прости изисквания. През цялото съществуване на IP собственикът трябва да съхранява годишни отчети пред данъчните власти, удостоверение за регистрация. Счетоводство годишни отчетии информацията за служителите остава в архива в продължение на 75 години. Други изисквания на бизнесмена не важат.

Колкото повече паричен обороткомпании, толкова по-строг е законът за тях. Счетоводните и данъчни документи трябва да се съхраняват 75 години. Финансова институциясрокът на съхранение е удължен поради възможна поява на конфликти по темата за плащане на кредитни задължения. Десетилетие остава в архивната документация, съдържаща информация за служители, фактури, разплащания с доставчици и персонал.

Акционерните дружества постоянно съхраняват информация за уставния капитал, дяловете на учредителите, размера на депозитите, възвръщаемостта на активите. Счетоводната документация, представена на данъчните власти, разплащанията с акционерите и персонала, записаните големи парични постъпления остават за период от 75 години. Останалите документи се съхраняват в съответствие със закона: до 10 години или повече.

Счетоводни книжа

Данъчният кодекс установява петгодишен период за водене на счетоводна документация. Обратното броене започва от следващата година, след изтичане на самия документ. Ръководителят на предприятието отговаря за организирането и архивирането на документацията. 402-FZ и заповедта на Министерството на културата № 558 одобряват възможността за разширяване на съхранението на архивни документи.

Счетоводните записи на компанията включват:

Годишните отчети са сред основните документи на фирмата, затова трябва да се съхраняват постоянно. Хартии със срок на годност над 10 години се предават в архива на фирмата. Ако продължителността на съхранение е по-малка, тогава те се оставят в устройството. След изтичане на давностния срок се унищожават. Междувременно организацията не е длъжна да създава специален архив за документация.

Ако фирмата е голяма, има много структурни подразделения, тогава е препоръчително да се създаде архив. Това трябва да бъде отделна стая, оборудвана в съответствие с правилата за организиране на класически склад за данни. За удобство, въз основа на съдържанието на документацията, се разграничават видовете архивиране:

• управленски документи
• електронни документи
• годишни отчети

Отделните кадрови звена трябва да отговарят за поддържането на реда в архива.

данъчни документи

Законът установява срок на съхранение на документите от четири години. Говори се за счетоводни документи, които са необходими за изчисляване на данъци.

На теория всичко е ясно, но на практика счетоводството и данъчна документацияняма разлика. Съществува объркване относно разделянето на видовете тези документи. За да избегнат глоби, организациите се съветват да съхраняват данъчни документи в продължение на пет години.

Член 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация позволява прехвърляне на размера на загубата към бъдещи периоди, ако е потвърдено. В съответствие с това документите, които доказват настъпването на щети, трябва да се съхраняват от организацията до изплащане на размера на данъчните облекчения.

Данъчната документация се съхранява 5, 75 години и постоянно. Най-голямата група има петгодишен срок на годност. Включва:

• декларации
• поземлен данък
• регистър на начислените и платени данъци
• данъчни актове
• кореспонденция относно данъци, глоби, наказания

Ако данъчните карти и информацията за доходите на физически лица не съдържат информация за лични сметки, тогава такива документи се съхраняват 75 години.

Съхранението на документацията задължава да знаете за периодите на проверки на място от данъчните власти. Обикновено те се провеждат на всеки три години. При следващо изхвърляне на документи с изтекъл срок на валидност е необходимо да се провери дали е възложен следващ контрол.

Документи за застрахователна премия

Застрахователните премии са включени и в счетоводните документи на дружеството. Преди това редът за съхранение се определяше от 212-FZ. Съгласно закона документите за осигурителни плащания се съхраняват шест години. Но през 2017 г. той беше премахнат. Сега процедурата за съхранение се регулира от Данъчния кодекс и Федералния закон № 250.

Таблица 1 показва документацията за застрахователната премия, която трябва да се архивира.

Таблица 1. Списък на документите и срок на съхранение.

Кадрови актове

Осигуряването на правилното съхранение на документацията за персонала се регулира от Федерален закон № 125. За да се улесни търсенето на информация в компанията, документите за персонала се формират във файлове. Това се случва в началото на новата календарна година. По този начин се осигурява редът на съхранение на данни, объркването се елиминира.

Срокът на съхранение на документацията, която се отнася до личните данни на служител, е 50 и 75 години. Те включват всички документи, които отразяват отношенията между работодател и служител. Може да се класифицира:

Оригиналът и копието на трудовата книжка се съхраняват от организацията, докато бившият служител не го поиска обратно. Максималният срок на съхранение е 50 години. Според новото законодателство, ако човек е регистриран във фирма преди 2003 г., тогава книгата може да се съхранява до 75 години.

Струва си да запомните, че можете да оставите копия от документите на служител в организация само ако той е подписал споразумение за обработка на лични данни. В противен случай съхранението се счита за незаконно и организациите налагат глоба.

Личните данни на служителите, регистрирани преди 2003 г., се архивират за 50 години. За тези, които са подредени по-късно - 75 години.

Правилата за съхранение са описани във видеоклипа:

Най-малко от всички в организацията са спасени отпуск по болести планове за почивка. Удостоверението за временна неработоспособност остава във фирмата пет години. График на отпуск в рамките на една година след използването му. Щатното разписание се отнася към основните документи на фирмата и се съхранява текущо.

Какво да направите, ако е изтекъл срокът за съхранение на документи - унищожаване

Цялата документация подлежи на унищожаване след изтичане на законоустановения период на съхранение. Фирмата извършва следните стъпки преди унищожаване:

Необходимо е да се спазват правилата за изхвърляне на документи на организацията, тъй като тяхното нарушаване води до административна отговорност. Така предаването на хартиите за рециклиране е съпроводено с фактури за приемане и предаване. В тях се посочват датата, броят на делата, крайната им тежест.

Процедурата за унищожаване на документи се извършва в организацията ежегодно или по начина, предписан от ръководителя на компанията. Министерството на финансите на Руската федерация определя изхвърлянето на документи като препоръка, а не като задължение на компанията.

Следва да се изключи възможността за архивни книжа за изхвърляне, чиято валидност все още не е изтекла. Внимателната и задълбочена проверка ще помогне в този процес.

Как правилно да съхранявате документи

Правилната организация на съхранението на документацията на организацията избягва проблеми по време на проверката данъчни инспектори. Фирмата може да организира собствено хранилище или да използва услугите на фирми, специализирани в архивирането на данни. При създаване на архив в офиса се използва отделно помещение, документите се издават под ръководството на главния счетоводител по предварително изготвен регистър.

Правилното архивиране на остарялата документация е важно при сортирането. На пълна регистрация в регистъра подлежат документи, които остават в дружеството за постоянно - повече от десет години. Това се случва така:

• калъфът е зашит и подвързан
• страниците са номерирани
• се съставя удостоверителен лист - посочва се колко страници са приложени към делото
• при поискване
• корицата на делото се съставя с фиксиране на името на предприятието, номер, позиция

В допълнение към хартиените носители е важно правилното съхраняване на електронната документация. Срокове за съхранение на данни в в електронен форматне се различават от стандартните.

Особеност на процеса е контролът върху техническото състояние на електронните документи. Одитът трябва да се извършва на всеки пет години. Ако бъдат открити проблеми, трябва да се организира прехвърляне на данни от дефектен носител към нов. Процедурата се съгласува с ръководителя на предприятието.

Как да подготвим документи за архивиране:

Организирани са следните условия за съхранение:

• данните са на поне два електронни носителя
• дружеството предоставя технически възможности за преглед, копиране, изтриване, прехвърляне на данни
• осигуряване на надеждна система за сигурност, която изключва възможността информацията да достигне до трети страни

Отговорност за водене на документация

Ръководителят на предприятието носи пълна отговорност за съхранението на документацията. Тя трябва да бъде организирана в съответствие с правилата, в съответствие със законодателството на Руската федерация. Главният счетоводител също отговаря за запазването на първичните счетоводни документи, финансови отчетии документи.

125-FZ предвижда административна, наказателна, гражданска отговорност за длъжностни лица, които са виновни за загуба на документация (главен, главен счетоводител). Междувременно, ако вината им не бъде доказана, отговорността се снема.

Загуба на документация може да възникне в резултат на кражба от трети лица, природни бедствия – пожар, наводнение, земетресение. В първия случай фактът на кражбата трябва да бъде записан от полицията. Във втория се изискват документални доказателства от експертната комисия по извънредни ситуации.

Санкция за липса на документи

Правене счетоводстворегулиран от Федерален закон № 402. Съгласно закона всички организации са длъжни да поддържат счетоводни записи, да ги съхраняват и унищожават. За фирми или предприемачи, които пренебрегват закона, са предвидени административна отговорност и глоби.

Едно нарушение ще струва на организацията 200-50 000 рубли. По време на данъчна проверка като правило се откриват повече от дузина такива нарушения. Най-малката глоба - 200 рубли за всеки документ - се издава на компания, когато не подаде данъчни декларации навреме.

Предоставянето на изкривена информация или непредоставянето на финансови отчети води до налагане на глоба в размер на 300-500 рубли за длъжностни лица и 3000-5000 за юридически лица. 10 хиляди се издават от организации, ако нямат:

В случай на системно неспазване на изискванията се налага глоба от 30 хиляди рубли, а ако те доведат до намаление данъчна основа– от 40 хил. Изкривяване на данни за касови бележкисе наказва с глоба от 2000 до 5000 за длъжностно лице и десет пъти повече за юридическо лице.

Правилната организация на съхранението на данни за счетоводни, персонални, данъчни и други документи на дружеството осигурява нормалното функциониране и взаимодействие с изпълнителните органи.

Напишете въпроса си във формата по-долу

Счетоводни документи: първични счетоводни документи, касови документи и счетоводни регистри- трябва да се съхранява пет години след отчетната година. Документи, свързани с организацията и поддържането на счетоводната документация. като счетоводна политика - съхранява се най-малко пет години след края на годината. в който последно са били използвани за изготвяне на финансови отчети.

Освен това могат да се установят по-дълги периоди на съхранение. счетоводни документи- Данъчният кодекс на Руската федерация, Закон N 212-FZ, Законът за архивите и списъкът, одобрен със заповед на Министерството на културата от 25.08.2010 г. N 558 (наричан по-нататък списъкът).

Например финансовите отчети трябва да се съхраняват постоянно, т.е. през целия живот на организацията.

Ако различни регулаторни правни актове установяват различни периоди на съхранение на един и същ документ, тогава е необходимо да се определи периодът на съхранение на документа в съответствие с акта, който предвижда по-дълъг период. Основните специални периоди на съхранение на документи са дадени в таблицата.

Периодът на съхранение на документи, потвърждаващи данъчната загуба, която организацията пренася

Още една финансова година е към своя край. Време е за равносметка. Организациите оценяват дали е било успешно по отношение на финансовите резултати. Един от най-ясните показатели за успех е финансови резултати. То може да бъде както положително - реализирана е печалба, така и отрицателно - получена е загуба.

Загубата се признава като отрицателна разлика между приходите и разходите, изчислена в съответствие с разпоредбите на глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация. За целите на данъчното облагане на печалбите загубите се вземат предвид по начина, предвиден в член 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Обща процедура за пренасяне на загуби

Общата процедура за прехвърляне на загуби е залегнала в член 283 от Данъчния кодекс. В съответствие с това правило организациите, претърпели загуба, могат да намалят данъчната основа за текущия данъчен период с цялата сума на загубата. Също така, част от получената загуба може да бъде прехвърлена в бъдещето.

Струва си да се отбележи, че пренасянето на загуба води до приспадаща се временна разлика.

Важно е

Под временни разлики се разбират приходите и разходите, които формират счетоводна печалба(загуба) в един отчетен период, а данъчната основа за данък върху дохода - в друг или в други отчетни периоди.

Организациите имат право да пренасят загуби за десет години след годината, в която е настъпила загубата. Те обаче могат да се вземат предвид като пълно количество, и частично. Тоест, отчитането на загубите може да се "разтегли" за следващите години, но само в рамките на 10 години.

Организациите обаче нямат гаранции, че през следващите години няма да има повече загуби и предприятието постоянно ще реализира печалба. Може да възникне ситуация, при която след 2-3 години компанията отново ще „излезе на червено“.

В такава ситуация компанията няма да може да намали загубите, тъй като няма да получи печалба. В този случай законодателството предвижда възможност за прехвърляне на загуби за следващата година, в която той ще получи положителна разлика между приходите и разходите.

Но какво ще стане, ако загубата е получена не в един данъчен период, а в няколко?

В този случай такива загуби се пренасят в реда, в който са възникнали.

Пример 1

Alfa LLC има следните финансови показатели:

През 2008 г. е получена загуба от 468 900 рубли

През 2009 г. е получена загуба от 351 300 рубли

През 2010 г. е получена загуба от 112 600 рубли

През 2011 г. е получена печалба от 695 800 рубли

При изчисляване на данъка върху доходите за 2011 г. Alfa LLC взема предвид загубите, получени през предходни данъчни периоди в хронологичен ред в размер, равен на данъчната основа за 2011 г., т.е. 695 800 рубли.
В резултат на това загубата за 2008 г. ще се счита за напълно изплатена: 695 800 рубли. - 468900 рубли. = 226900 рубли. Данъкоплатецът може също да вземе предвид остатъка от 226 900 рубли за изплащане на дълга, но вече за 2009 г.
Загубата за 2009 г. ще се счита за частично погасена: 351 300 рубли. - 226900 рубли. = 124400 рубли. Разликата от 124 400 рубли е останалата непокрита загуба. Тази разлика и загуба за 2010 г. в размер на 112 600 рубли може да се използва за намаляване на данъчната основа за данък върху доходите в бъдещи данъчни периоди. В същото време част от загубата за 2009 г. (124 400 рубли) може да се вземе предвид до 2019 г. включително, а загубата от 2010 г. (112 600 рубли) до 2020 г. След посочения период загубите за тези години няма да се признават за данъчни цели.

В писмото си № 03-03-06/1/276 от 19 април 2010 г. специалистите на финансовия отдел отбелязват, че загубите могат да бъдат пренесени не само в края на данъчния период, но и в края на отчетните периоди . С други думи, организациите могат да вземат предвид загубите, понесени още от първото тримесечие на следващата година, а не да чакат резултатите от данъчния период. Това е възможно само ако предприятието работи на печалба.
Съгласно процедурата за попълване на данъчна декларация за корпоративен данък върху доходите (одобрена със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 15 декември 2010 г. № ММВ-7-3 / [имейл защитен]) в този случай е необходимо да се състави Приложение № 4 към лист 02 на декларацията, където се изчислява размерът на загубата, която намалява данъчната основа.

Посоченото приложение не се представя след изтичане на половин година и девет месеца. И тъй като загубата (или част от нея) може да бъде прехвърлена към тези отчетни периоди, сумата на загубата (част) трябва да бъде отразена в ред 110 на лист 02 на данъчната декларация.

В счетоводството произтичащите от това загуби се отчитат изцяло през отчетния период. В същото време загубите за целите на счетоводството и данъчното счетоводство могат да бъдат признати по различни начини. Поради това е препоръчително да се използва специален данъчен регистър в данъчното счетоводство, за да се отрази прехвърлянето на загуби за бъдещето. За по-голяма яснота разгледайте пример.

Пример 2

В началото на 2012 г. Alfa LLC има незаписани загуби за 2009 и 2010 г. в размер на съответно 395 695 рубли и 232 481 рубли. Отчетните периоди са първо тримесечие, шест месеца и девет месеца.
Alfa LLC има следните финансови показатели за 2011 г.:

Първото тримесечие - получена е печалба от 128 439 рубли;
- полугодие - получена печалба 215317 рубли;
- девет месеца - получена е печалба от 349 941 рубли;
- четвъртото тримесечие - печалба от 479 672 рубли.

Тъй като Alfa LLC реализира печалба през първото тримесечие, е възможно да се прехвърли загубата към този отчетен период. В този случай, според резултатите от първото тримесечие, Alpha LLC ще има данъчна основа от 0 рубли поради пренасянето на загубата за 2009 г. в размер на 128 439 рубли. Неотчетената загуба за 2009 г. ще намалее до 267 256 рубли (395 695 рубли - 128 439 рубли).

В края на първото полугодие данъчната основа възлиза на 215 317 рубли, тоест в сравнение с първото тримесечие се е увеличила с 86 878 рубли. Поради пренесения баланс на загубата от 2009 г. данъчната основа също ще бъде 0 рубли. Неотчетената загуба от 2009 г. ще намалее до 180 378 рубли (267 256 рубли - 86 878 рубли).

Според резултатите от 9 месеца данъчната основа възлиза на 349 941 рубли, т.е. се увеличава със 134 624 рубли. Размерът на данъчната основа, като се вземе предвид непрехвърлената загуба от 2009 г., ще бъде 0 рубли. Неотчетената загуба през 2009 г. ще възлиза на 45 754 рубли (180 378 рубли - 134 624 рубли).

В края на 2011 г. данъчната основа възлиза на 479 672 рубли, т.е. се увеличава с още 129 731 рубли. Alpha LLC намалява данъчната основа за непрехвърлената загуба от 2009 г. (45 754 рубли) и започва да пренася загуба от 2010 г. в размер на 83 977 рубли (129 731 рубли - 45 754 рубли)

Така данъчната основа за 2011 г. ще бъде 0 рубли. Балансът на непонесената загуба през 2010 г. ще бъде 148 504 рубли.

Нека прехвърлим резултатите от изчисленията в примерния данъчен счетоводен регистър.

AT този регистърлогично е да се предостави колона за отразяване на промените в стойността на отсрочен данъчен актив (по-нататък - IT) във връзка с прехвърлянето на загуба в данъчното счетоводство за бъдещето.
Внимание: Отсрочен данъчен актив е сумата, с която може да бъде намален изчисленият данък върху дохода през следващия отчетен период (периоди).

В началото на 2011 г. стойността на ИТ е 125 635,20 рубли ((395 695 рубли + 232 481 рубли) х 20%). Пренесената загуба през първото тримесечие ще я намали с 25 687,80 RUB (128 439 RUB x 20%). Следователно в началото на второто тримесечие стойността на SHE ще бъде 99 947,40 рубли (125 635,20 рубли - 25 687,80 рубли). В края на всяко следващо тримесечие се наблюдава намаление на ИТ. В началото на 2012 г. стойността на отсрочения данъчен актив е намалена до 29 700,80 рубли (99 947,40 рубли - 17 375,60 рубли - 26 924,80 рубли - 25 946,20 рубли), където 17 375,60 рубли (86 878 рубли х 20%);

Намалените количества ИТ се вписват в съответната колона данъчен регистър.

Пример за попълване на данъчен регистър "пренасяне на загуби"

В същото време, ако предприятието реализира печалба в края на отчетните периоди и я намали с размера на ИТ, а в края на годината получи отрицателен финансов резултат, тогава записаните загуби стават неизплатени автоматично. Това се дължи на факта, че размерът на загубата, който се взема предвид при изчисляването на данъка върху дохода въз основа на резултатите от отчетните периоди, е междинен. Крайният резултат се определя от резултатите от данъчния период, тоест годината.

Срокове за съхранение на документи

Общият ред за водене на документи задължава данъкоплатците да съхраняват счетоводни документи в продължение на четири години. Законът от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ гласи, че първичните счетоводни документи трябва да се съхраняват най-малко пет години.

От своя страна, когато пренасят загуби за бъдещи данъчни периоди, фирмите са длъжни да съхраняват документи за целия период на отписване. Така, ако една организация търпи загуби от минали години в продължение на 10 години, тогава тя трябва да пази документите за целия период. Тоест има специална процедура за съхраняване на документи по време на прехвърляне на загуби, различна от Общи правилазаложено в параграф 8 от параграф 1 на член 23 от Данъчния кодекс.

Ясно е, че документите, потвърждаващи загубите, трябва да се съхраняват толкова дълго време, за да потвърдят разходите в случай на данъчна ревизия на място. И какво да правим с документите, ако вече е извършена проверка на място на тези периоди, в които са взети предвид загубите от минали години?

от този проблемспециалисти от финансовия отдел обясняват, че е необходимо да се съхраняват документи за целия период на отписване на загубите, дори ако са извършени данъчни проверки за периодите, в които са получени загубите (писмо на Министерството на финансите на Русия от 23 април, 2009 г. № 03-03-06 / 1 /276). В писмото също така се отбелязва, че Данъчният кодекс не предвижда прекратяване на задължението за съхраняване на документи, потвърждаващи загуби във връзка с данъчна проверка. Следователно по-нататъшното отписване на загуби е възможно само ако тези документи са налични.

Като цяло тази гледна точка се потвърждава от арбитрите. В същото време те отбелязват, че ако по време на проверката на място данъчният орган провери правилността на изчисляването на произтичащата загуба, той няма право да изисква отново подкрепящи документи при следващата данъчна проверка на място, извършена през периодът на отписване на тази загуба (Постановление на Федералната антимонополна служба на Западносибирския окръг от 05 септември 2007 г. № F04-5962 / 2007 (37734-A45-40) и Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 16 януари 2007 г. по дело № А56-22363 / 2006 г.).

По този начин, ако не са извършени данъчни проверки и няма документи, потвърждаващи загубите, тогава данъкоплатците нямат право да пренасят загуби за бъдещето поради факта, че в този случай те са нарушили параграф 4 от член 283 от данъка Кодекс (резолюция на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 23 септември 2008 г. № KA-A40 / 8513-08-2 и FAS на Далекоизточния окръг от 15 август 2008 г. № F03-A51 / 08-2 / 3204).

Пренасяне на загуби при реорганизация

Някои организации в продължение на няколко години подред могат да донесат само загуби. Най-лесният вариант е да затворите фирмата. Става обаче жалко за усилията и средствата, вложени в въпроса. В тази ситуация много собственици реорганизират предприятия. Изпробвано от всички достъпни начиниспаси бизнеса.

Законодателството относно данъците и таксите също така предвижда възможност за пренасяне на загуби към бъдещи данъчни периоди в случай на реорганизация. Това е посочено в член 283, параграф 5 от Данъчния кодекс.

Реорганизацията на предприятията може да се извърши в различни форми. В същото време по време на такива събития винаги има организация-наследник и реорганизирано юридическо лице.

Организацията-наследник може да намали приходите си с размера на загубите. В този случай претърпените загуби трябва да бъдат документирани и отразени в връщане на данъциреорганизирано лице. Организацията-наследник може да прехвърля загуби само през оставащия период, за който реорганизираното предприятие не ги е взело предвид (писмо на Министерството на финансите на Русия от 07 юни 2011 г. № 03-03-06 / 1/328).

Въпреки това, в случай на реорганизация, когато ново предприятие се отдели от реорганизираното, няма да е възможно отделеното лице да отчете загубите. Така в писмото на Министерството на финансите на Русия от 24 юни 2010 г. № 03-03-06 / 1/428 се отбелязва, че по време на реорганизацията под формата на отделяне реорганизираната организация не спира дейността си и следователно загубата на реорганизираното дружество не може да бъде прехвърлена в бъдеще от отделените организации по начина, предписан в член 283 от Данъчния кодекс.

Преход към USN

Данъкоплатците имат право да преминат към опростената система за данъчно облагане от началото на нов данъчен период. Въпреки това, той трябва да отговаря на редица критерии, определени в глава 26.2 от Данъчния кодекс.
Ако предприятието е преминало към опростен режим на данъчно облагане, тогава е невъзможно да се отпишат загубите от минали години през периода на прилагане на общата данъчна система. Спомнете си, че прехвърлянето на загуби се прилага за данъкоплатци, които са избрали „доходи минус разходи“ като обект на данъчно облагане.

В този случай обаче възможността за понасяне на загуби не изчезва напълно. Просто се прекъсва до момента, в който предприятието се върне към общия данъчен режим. В същото време не забравяйте, че загубите могат да се пренасят само за 10 години. С други думи, този период ще включва и годините, когато компанията е прилагала опростената данъчна система. Тази позиция е отразена в писмото на Министерството на финансите на Русия от 28 януари 2011 г. № 03-11-11/18. Заслужава да се отбележи също, че загубата, получена през периода на прилагане на опростената данъчна система при преминаване към общия режим на данъчно облагане, не може да бъде прехвърлена.

При прилагане на опростената данъчна система данъкоплатците имат право да променят обекта на данъчно облагане. Как в тази ситуация да се вземат предвид загубите, понесени през годините на използване на обекта „доходи минус разходи“, когато се премине към изчисляване на данъци върху дохода?

В тази ситуация прехвърлянето се извършва подобно на процедурата, предвидена при промяна на данъчните режими. Това становище е изразено в писмо на Министерството на финансите на Русия от 16 март 2010 г. № 03-11-06/2/35.
Също така си струва да се отбележи, че при прилагането на опростената данъчна система загубата, получена в края на миналата година, не влияе върху плащането на авансовото плащане. Федералната данъчна служба на Русия счита, че неплащането на авансовото плащане за "опростения" данък в този случай е незаконно (писмо от 14 юли 2010 г. № ShS-37-3 / [имейл защитен]).

Становище на Федералната данъчна служба

При прилагане на опростената данъчна система загубата, получена в края на предходната година, не засяга плащането на авансовото плащане. Такова неприятно заключение направиха служители на Федералната данъчна служба на Русия в писмо от 14 юли 2010 г. № ШС-37-3/6701.

В съответствие с параграф 1 от член 346.19 от Данъчния кодекс данъчният период за данъкоплатците, прилагащи опростената система за данъчно облагане, е календарна година.

В същото време авансовите плащания се изчисляват въз основа на резултатите от отчетния период, а „опростителят“ има право да намали данъчната основа само въз основа на резултатите от данъчния период (календарна година). Следователно при изчисляване на авансовите плащания данъкоплатецът няма право да вземе предвид размера на загубите, получени през предходни данъчни периоди.

В писмо от 1 април 2011 г. № 03-11-06 / 2/42 Министерството на финансите на Русия посочи, че процедурата за плащане на данък и авансови данъчни плащания е задължителна за всички "опростени", включително за данъкоплатци, които, вследствие на резултатите от предходни данъчни периоди претърпели загуби.

0 процентна ставка

На 1 януари 2011 г. член 283 от Данъчния кодекс беше допълнен с нов параграф. Считано от тази дата данъкоплатците нямат право да пренасят загубите, получени от дейностите по доставка на 0% облагаем доход.

Имайте предвид, че данъчната основа за доходите, обложени със ставка, различна от 20%, трябва да се определи отделно. В същото време той трябва да води отделни записи на приходите (разходите) за операции, за които в съответствие с глава 25 от Данъчния кодекс е предвидена различна процедура за отчитане на печалби и загуби (писмо на Министерството на финансите на Русия от 25 ноември 2010 г. № 03-03-06 / 1 /740).

Данъчната ставка от 0% се прилага за следните видове доходи.

Според доходите, получени от руски организации под формата на дивиденти. В този случай трябва да бъдат изпълнени следните условия:

• получателят на дохода трябва непрекъснато да притежава 50% от собствеността в продължение на 365 дни Уставният капиталорганизация-източник на изплащане на дивиденти;
• получателят на дохода трябва да притежава депозитарни разписки, даващи право да получи поне 50% от всички изплатени дивиденти.

Върху доходи под формата на лихви по държавни и общински облигации, емитирани преди 20 януари 1997 г. включително, както и по облигации на държавния валутен облигационен заем от 1999 г., серия III.
Следва да се отбележи, че данъкоплатецът не може да получи загуба от получаване на дивиденти или лихви върху ценни книжа, а посочените доходи всъщност формират отделна данъчна основа, която може да има само положителна стойност. Следователно организациите, които получават такъв доход и прилагат 0% данъчна ставка върху тях, не могат да загубят правото да признаят загуби за предходни данъчни периоди от 2011 г.

Печалба, получена от Банката на Русия от дейности, свързани с изпълнението от нея на функциите, предвидени с Федерален закон № 86-FZ от 10 юли 2002 г.

За земеделски производители, за дейности, свързани с реализация на земеделската им продукция, както и реализация на собствена земеделска продукция, произведена и преработена от тези организации до края на 2012 г.

От 2013 г. ставката за тях се увеличава на 18%. През този период те ще загубят и правото да пренасят размера на загубите, получени от съответните видове дейности за предходни данъчни периоди, когато са използвали ставка 0%.

Печалба, получена от организация, която е получила статут на участник в проекта Сколково. По този начин организациите, които ще бъдат признати за участници в проекта Сколково и за които посочената печалба ще бъде обложена със ставка от 0%, нямат възможност да пренасят данъчни загуби, които могат да възникнат през периода на облагане на доходите с ставка от 0%.

Дейности на обслужващи индустрии и ферми

От началото на 2011 г. редът за облагане на услугите и стопанствата (наричани по-долу OPH) претърпя големи промени. Съответно се промени и процедурата за отчитане на загубите и прехвърлянето им в бъдещи периоди.

Специални правила

Организациите, които включват подразделения на обслужващи индустрии и ферми, трябва да определят данъчната основа за дейностите на тези подразделения отделно. Загубата от дейността на дадено подразделение на OPH се погасява само от печалбата, получена от това конкретно подразделение.

Данъкоплатците, които включват поделения на OPH, трябва да определят данъчната основа за дейността на тези поделения поотделно.

За признаване на загуба от дейността на OPH трябва да бъдат изпълнени следните условия:

• цената на стоките (работи, услуги) на съоръженията на OPH трябва да съответства на цената на подобни услуги, предоставяни от специализирани организации, занимаващи се с подобни дейности;
• разходите за поддръжка на обекти на OPH не трябва да надвишават обичайните разходи за обслужване на подобни обекти от специализирани организации, за които тази дейност е основна;
• условията за предоставяне на услуги (извършване на работа) не се различават съществено от условията, при които работят специализираните организации.

Ако поне едно от тези условия не е изпълнено, тогава загубата на съоръженията на OPF може да бъде пренесена за период не по-дълъг от 10 години. За покриване на тази загуба може да се използва само печалбата, получена в хода на дейностите, извършвани от съоръженията на OPH. С други думи, загуба от дейност, като например столова, може да бъде изплатена само от печалбата, получена от същата столова.

Данъкоплатци, чийто брой на служителите е най-малко 25% от работоспособното население на съответния местности които включват структурни подразделения на OPH, считано от 1 януари 2011 г., имат право да приемат за данъчни цели действително направените разходи за поддръжка на тези обекти.

Ако организацията не отговаря на тези критерии, тогава получената загуба може да се вземе предвид при изчисляване на данъчната основа само ако са изпълнени горните условия. В противен случай прехвърлянето на загуба се извършва по описания по-горе начин.

Какви са условията за съхранение на документи в организацията

AT федерален законот 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация“ в чл. 17 казва:

Държавните органи, органите на местното самоуправление, организациите и гражданите, извършващи предприемаческа дейност, без да образуват юридическо лице, са длъжни да гарантират безопасността на архивните документи, включително документите за персонала, по време на периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други нормативни правни актове. актове на Руската федерация, както и списъците с документи, предвидени в член 6, част 3 и член 23, част 1 от този федерален закон.

Списъкът с "други регулаторни правни актове на Руската федерация" включва:

„Списък на типичните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи условията за тяхното съхранение“, одобрен. Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558;

1. Утвърден списък на типичните архивни документи, генерирани в научната, техническата и производствената дейност на организациите, с посочване на периодите на съхранение. Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 31 юли 2007 г. № 1182;
2. Списък на стандартните документи, генерирани в дейността на държавни комитети, министерства, ведомства и други институции, организации, предприятия, с посочване на периодите на съхранение, одобрен. Главният архив на СССР от 15.08.1988 г.

Срокове за съхранение на документи акционерни дружестваопределени в Правилника за реда и условията за съхранение на документите на акционерните дружества, одобрен. Постановление на Федералната комисия по ценните книжа на Руската федерация от 16 юли 2003 г. № 03-33/ps.

Процедурата за съхраняване на кадрова и счетоводна документация

Сроковете на съхранение, определени от нормативните документи на Руската федерация, са строго задължителни за всички организации, работещи с документи.

Документът се предава в архива за съхранение от януари на годината, следваща крайната година на използване на документа.

Пример:

Ако документът е приключил с използването през септември 2013 г., препоръчително е да го прехвърлите за съхранение на 1 януари 2014 г.

Документите, прехвърлени в архива, имат ясен срок на съхранение, който организациите са длъжни да спазват по закон - временни (до 75 години) и постоянни периоди на съхранение. Документи с изтекъл срок на валидност подлежат на унищожаване.

Сред управленските документи, които трябва да се съхраняват 75 години, са личните досиета на служителите и регистрите за производствени аварии.

Най-общо документите се разделят на групи според срока на съхранение:

• документи с ограничен срок на съхранение
• документи за постоянно съхранение
• съхранение до необходимост
• съхранение до подмяна с нови документи

HR записите обикновено се съхраняват в отдела по човешки ресурси, в собствения архив на организацията или извън обекта в професионален търговски архив. Процедурата за съхраняване на документацията за персонала се регулира от трудовото законодателство.

Определени кадрови документи спадат към групата „документи със срок на годност при поискване“.

Една от най-важните задачи на ръководителя на компанията и отдела по персонала е задължението да гарантира сигурността на личните данни на всеки служител. Личните данни включват информация, съдържаща се в лично досие.

Определени изисквания за помещенията, в които се съхраняват личните досиета на служителите, не са установени със закон.

Формулярите на трудовите книжки и вложките се съхраняват в сейфове, метални шкафове или специално оборудвани помещения. Тези документи са включени в списъка на документите за строга отчетност, поради което се налагат строги правила за тяхното съхранение.

Изходни документи, счетоводни отчетии регистрите подлежат на прехвърляне в архива, това се регулира от „Правилника за документите и документооборота в счетоводството“ (одобрена от Министерството на финансите на СССР от 29 юли 1983 г. № 105):

Личните данни на служителя са информация, от която работодателят се нуждае във връзка с трудови отношенияи се отнася до конкретен работник. (Член № 85 от Кодекса на труда на Руската федерация)

Наредбата урежда и реда за съхраняване на счетоводна документация - първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси:

6.2. Първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите, преди да бъдат прехвърлени в архива на предприятието, институцията, трябва да се съхраняват в счетоводния отдел в специални помещения или заключени шкафове под отговорността на лица, упълномощени от главния счетоводител.

Бланките за строга отчетност трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или специални помещения, за да се гарантира тяхната безопасност.

6.3. Редът за съхранение на първични и изходни документи върху машинночетими носители е определен в съответния нормативни документирегулиране на счетоводството в условията на неговата механизация (автоматизация).

6.4. Ръчно обработените първични документи за текущия месец, свързани с определен счетоводен регистър, се попълват в хронологичен ред и се придружават от удостоверение за архива.

касови ордери, отчети за разходите, банковите извлечения със свързаните документи трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и подвързани.

Някои типове документи (работни поръчки, отчети за смени) могат да се съхраняват необвързани, но архивирани в папки, за да се предотврати тяхната загуба или злоупотреба.

6.5. Срокът на съхранение на първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси в архивите на предприятие, учреждение се определя в съответствие със Списъка на стандартните документални материали, генерирани в дейността на министерствата и други институции, организации и предприятия, като се посочват срокове за съхранение на материалите, одобрени от Главното архивно управление към Министерския съвет на СССР.

6.6. Безопасността на първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите, тяхното изпълнение и прехвърляне в архива се осигурява от главния счетоводител на предприятието, институцията.

Издаването на първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси от счетоводния отдел и от архивите на предприятието, учреждението на служители от други структурни подразделения на предприятието, учреждението по правило не е разрешено, а в някои случаи могат да се извършват само със заповед на главния счетоводител.

6.7. Изземването на първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси от предприятия, институции може да се извършва само от органи за разследване, предварително разследване, прокуратура и съдилища въз основа на решение на тези органи в съответствие с действащия наказателен процес. законодателството на СССР и съюзните републики. Оттеглянето се оформя с протокол, копие от който се връчва срещу разписка на съответното длъжностно лице от предприятието, учреждението.

С разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването, съответните служители на предприятието, институциите могат да правят копия на иззетите документи, като посочват основанието и датата на тяхното изземване.

Ако се изземват непълни томове документи (незаведени, неномерирани и т.н.), тогава с разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването, съответните служители на предприятието, институциите могат да финализират тези томове (да направят опис, номерирайте листовете, дантела, печат, заверете с вашия подпис, печат).

6.8. В случай на загуба или унищожаване на първични документи, ръководителят на предприятието, институцията назначава със заповед комисия за разследване на причините за загубата, смъртта.

AT необходими случаиза участие в работата на комисията са поканени представители на разследващите органи, охраната и държавния противопожарен надзор.

Резултатите от работата на комисията се оформят с акт, който се утвърждава от ръководителя на предприятието, институцията. Копие от акта се изпраща на по-горестояща организация.

Отговорност за безопасността на документите на организацията

За нарушение на условията и реда за съхранение на документи се установява административна отговорност в съответствие с Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Ръководителят на дружеството отговаря за съхранението на счетоводните документи.

В същото време ръководителят на организацията ще отговаря за организирането на съхранението на първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети в организацията:

Член 7. Организация на счетоводството

1. Счетоводството и съхранението на счетоводните документи се организират от ръководителя на стопански субект.

2. В случай индивидуален предприемач, лице, занимаващо се с частна практика, водят счетоводство в съответствие с този федерален закон, те сами организират счетоводството и съхранението на счетоводни документи, а също така носят други задължения, установени от този федерален закон за ръководителя на стопанска единица.

3. Ръководителят на икономическия субект, с изключение на кредитната организация, е длъжен да възложи счетоводството на главния счетоводител или друго длъжностно лице на този субект или да сключи споразумение за предоставяне на счетоводни услуги. Ръководителят на кредитна организация е длъжен да възложи счетоводството на главния счетоводител. Ръководителят на малък и среден бизнес може да поеме счетоводството.

За нарушения на правилата за съхранение на документацията на персонала е предвидена и отговорност, която се регулира от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. Това може да бъде или предупреждение, или глоба от 300-500 рубли:

Член 13.20. Нарушаване на правилата за съхранение, придобиване, отчитане или използване на архивни документи

Нарушаване на правилата за съхраняване, съставяне, записване или използване на архивни документи, с изключение на случаите, предвидени в член 13.25 от този кодекс, - (изменен с Федерален закон № 9-FZ от 09.02.2009 г.) административна глобаза граждани в размер от сто до триста рубли; за длъжностни лица - от триста до петстотин рубли. (изменен с Федерален закон № 116-FZ от 22 юни 2007 г.).

Таблица: "Условия за съхранение на документи на организации"

Съгласно федералните закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация.

По материали: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru